Fotografía de Manu Contreras. Fuente: Flickr

El pasado martes 22 de Febrero, acudió a nuestro centro Yuzz Valladolid, Mónica Aguirre. Durante unas horas estuvo hablándonos sobre la gestión de la innovación, y entre otros temas, surgió la conversación de la capacidad organizativa respecto a la gestión del tiempo, en concreto del correo electrónico.

Me gustaría realizar una serie de recomendaciones acerca de este tema, ya que me parece muy interesante, y nos puede ayudar a ser más productivos. Son fruto esta última charla y de la experiencia personal.

Organización personal:

· Planifica tus tareas: Invertir 20 minutos al principio de la mañana puede ayudarte a planificar el día, o incluso la semana: reuniones, tareas pendientes a largo plazo, cosas urgentes… para ello existen multitud de herramientas gratuitas como Google Calendar, o Wunderlist, un gestor de tareas. A veces es mejor apuntar que recordar.

· Prioriza: No hay nada más importante que darle a las obligaciones la importancia que realmente tienen. En función de ello, actúa.

· Procrastinación: Nada de retrasar decisiones o tareas decisivas realizando otras más agradables o llevaderas. Tarde o temprano tendrás que hacerlo. Cuanto antes te lo quites de encima, mejor para tu proyecto.

· Redes sociales: Algunas personas tienen cierta adicción a las redes sociales. Contrólate. Hay tiempo para todo. Las conversaciones que tengas abiertas lo único que hacen es dificultar tu trabajo. Busca momentos al final de tu jornada, estás más cansado y eres menos productivo.

· Focaliza: Céntrate en una sola actividad, no intentes estar realizando números en una hoja de cálculo y simultáneamente escribiendo un mail. No puedes hacer 2 cosas bien a la vez.

· Controla la cantidad de información que recibes: Algunos dedicamos un exceso de tiempo en querer estar al día en todo. Para controlarlo, selecciona muy bien los blogs o fuentes de noticias que lees e inclúyelos en un lector de RSS como puede ser Google Reader, ahorrarás tiempo.

Organización del correo electrónico:

· Revisión Periódica: Tener el correo abierto contínuamente lo considero un grave problema. Hay que delimitar unos tiempos para comprobarlo periódicamente (en función de tu actividad o nivel de concentración, puede ser cada hora, cada 2, 4 veces al día…). Estar siempre conectado y sabiendo que existen cosas pendientes de leer, no ocasiona más que interferencias en el desarrollo de nuestra actividad.

· Correos resumen: Para aquellos que tenemos socios en nuestro proyecto, es preferible dejar un correo electrónico de resumen a tu compañero al final del día (Algún día fui capaz de enviarle 25 correos en una misma tarde). Sólo si es verdaderamente imprescindible, se pueden mandar varios emails.

· No me copies, que no te leo: Como nos dijo Mónica en la pasada jornada, aquellos mails rutinarios en los que apareces en copia se pueden suprimir, ya que no aportan valor añadido. Se pueden nombrar en un correo resumen.